Datenschutzordnung des

Musikverein Stadtkapelle Oberkochen e.V. 

Stand: August 2018 

Allgemeine Grundsätze 

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet. 

Mit dem Beitritt eines Mitgliedes zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitgliedes gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO. Der Verein darf bei Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung des Vereinsziele du für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs 1 DS-GVO). 

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, SocialMedia Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt. 

Beitritt zum Verein 

Mit dem Beitritt eines Mitgliedes nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf: 
 

• Vor- und Zuname 
• Geschlecht 
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort) 
• Kommunikationsdaten (Telefon, eMail) 
• Geburtsdatum 
• Bankverbindung 

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet (über ComMusic). 

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist. 

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht. 

Austritt aus dem Verein 

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle personenbezogenen Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden. 

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglied, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austrittes durch den Verein aufbewahrt. Danach werden die Daten gelöscht. 

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung 

Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Ostalbkreis e.V. ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder an den übergeordneten Kreisverband jeweils zum Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe an den Kreisverband, einem Dachverband im Verhältnis zum Verein, stellt eine Datenübermittlung i.s.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar. 

Übermittelt werden dabei personenbezogene Daten nach dem Meldestandard des Kreisverbandes. 

Dies sind insbesondere bei aktiven Mitglieder folgende Daten: 

• Vor- und Nachname 
• Anschrift 
• Geburtsdatum 
• Geschlecht 
• Ehrungsdaten (bisher erhaltende Ehrungen des Verbandes) 
• Qualifikationen (z.B. D-Prüfungen) 
• Instrument 
• Datum Beitritt zur aktiven Mitgliedschaft 
• Mitwirkung in Orchestergruppierungen des Vereins 

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen lauf Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitgleider), werden die vollständige Adresse mit Telefonnummer, eMail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt. 

Fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt. 

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den übergeordneten Kreisverband, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins. 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren. 

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände 

Als Mitglied des Blasmusik-Kreisverbandes Ostalbkreis e.V. kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln: 

• Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie 
• Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum 
• Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum 

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren. 

Pressearbeit 

Der Verein informiert die Tagespresse sowie die Verbandszeitschrift forte (DVO-Verlag) des BVBW über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht. 

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt. Der Verein benachrichtigt den Blasmusik-Kreisverband Ostalbkreis e.V. von dem Widerspruch des Mitglieds. 

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder 

Der Vorstand macht besondere Ergebnisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten durch ansagen in der Probe bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung. 

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere die Durchführung und die Ergebnisse von Prüfungen, Ehrungen sowie Feierlichkeiten bekannt. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weiter Veröffentlichung, mit Ausnahme von Ergebnissen von Wertungsspielen. 

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden. 

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde 

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung. 

Die Beschwerde kann online unter: 

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de 

eingereicht werden.